中小企業が販売管理システムで劇的に残業が減った話

販売管理システムはとても凄かった 販売管理
中小企業にとって、販売管理システムはとても凄かった

今回も本筋の販売管理システムの営業から少し脱線した話題でのブログを書きます。 私の営業先で特に販売管理システムや、ERPの導入前から導入後のアフターサービスまで接点をとるのは販売部門のご担当者です。営業の段階では、非常にたくさんのご意見や、ご希望を申して頂けるので、本当にその担当者がいなくなったら、この会社大丈夫かな?早く販売管理システム導入した方が良いよ!って思うことがたくさんあります・・・苦笑。 今日は、とある家具、雑貨ショップをされている中小企業の販売管理部門の担当者Hさんのお話を少しだけお伝えしたいと思います。
※Hさんにはブログに非公開という形でインタビューを掲載する旨はご了承いただいています。また私が担当する前の話です。

販売管理システムを導入する前

まずは、Hさんに販売管理システムを導入する前はどうだったのかを聞いてみました。
Hさんは、転職された方で、以前は不動産の仲介、売買などを担当をされていたとのことです。異業種に転職されたのは、もともと、インテリア雑貨が好きだったこともあり、これまでの営業経験を活かした仕事がしたいという理由だったようです。
しかし、入社後、すぐに様々なことがシステム化されていないことに驚きを感じられたようです。
例えば、タイムカードは紙で、ガシャーンとするものであったり、会社の一室は紙の書類置き場になっていたり、営業の管理はエクセルシート(かなり古いエクセル)などだったようです。Hさんの前職は規模も大きかったこともあり、すでにERPを導入されており、人事労務、販売管理などはシステム化になっていたので、こちらの会社がシステム化されていないことに少し驚きもあったようです。ここからはHさん目線で続けます。

悪い予感は的中

入社して、いろいろ感じることがありました。例えば、経費精算にしても、営業の見積、注文書のやりとりなど、明らかに無駄に感じるような業務を皆さん必死にされていました。もちろん、それはシステムでやりましょう!と言いたかったのですが、入社したばかりでそこまで発言するのも差し出がましいので、いったん水になれるために、言われた通り業務を遂行しておりました。が、案の定効率の悪さのせいで、1か月目から残業が発生。おそらく30時間でした。2か月目には平均40時間は超えるようになってきました。

原因は、システムが導入されていないこと

3か月たち、上司に相談することに。どうしても、入力作業や二重チェックで業務が多くなっている。さらに、営業や事務など誰かの仕事が止まるとそのプロジェクト自体進まなくなる。その流れで、携わっている人全員が作業がおくれ、残業になっている、ということを伝えました。
そうすると、10年以上前からこのやり方だということでした。以前は4名くらいで年商も今の1/4程度だったのが、インターネットから問い合わせが増え従業員も増やしたが、システムのことは誰も知らないから、導入を検討したこともなかった。という解答でした。そこで、前職で利用していたシステムを伝えました。
ERPとは、販売管理とは、というレベルからです。正直私もERPということ自体、フワっとした情報しかなかったため、改めて勉強しました。笑

そして、上司を引き連れて、社長、会長に提案。いくつか販売管理や、ERP、基幹システムというジャンルから私のおすすめをもってきました。 そこでキャムマックスという中小企業向けの販売管理に強いERPの導入がきまりました。

キャムマックスはERPとして安かったから


 選んだ理由は、安かったからだったと思います。笑 月額7万円だったので。 販売管理と、人事労務、給与計算、経費精算などをメインにしたかったので、機能的に十分でした。

結果、販売管理システムをいれて大正解

結果、販売管理部門、事務など多くの従業員の作業効率がとてもあがりました。残業時間なんて今は1か月に20時間ないくらいです。営業担当は、帳票がクラウドになったことで大変楽になったということです。事務も見積、請求書、注文書、発注書、納品書などが一元管理になり、入力も1回だけ。プリントアウトする紙も激減し、もうメリットしかないと。私は、代表、従業員からとても感謝されることになり、社内で表彰されました。笑

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回はインタビュー記事にしました。途中で気が付かれたと思いますが、Hさんの会社には私の提案はささりませんでした。笑
今ご利用されているキャムマックスというERPでは価格、機能の豊富さでは太刀打ちできなかったのです。(営業マンとしてふがいなし)
ただ、販売管理システムを導入する上でのメリットは十分に伝えてもらうことが出来ました。Hさんの会社には当分営業は出来なさそうですので、他の中小企業の皆様の参考になればと思い記事にしておきました。

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