今回は、中小企業が販売管理システムを導入して良かったということを記事にしています。業務システムの中でも特に営業面、数字面で役にたつ販売管理システム。アナログ管理からの脱却するメリットやどういった場合に有効的に使われているかなどをお伝え出来ればと思います。
見積書・納品書などの作成・出力が楽
販売管理システムでは、商品の在庫数や単価などをデータベースにマスタ登録しておくことで、見積書や注文書、納品書といった帳票関係が簡単に作成、出力できるようになります。アナログ管理ですと、自社で生成したエクセルを活用し見積書を作成することが多いと思うのですが、その場合、エクセルシートを少し改良しておかないと、見積書と納品書とそれぞれで作成しないといけない手間が発生してしまいます。さらに、次の書類を作成することで、今回分の内容は上書きされて消えてしまい、PDFなどで保存をしていないと再度作り直す手間が発生したりしますので、効率の悪い管理方法となっています。
しかしシステムですと、１つ作成した見積書はデータとして貯めておくことが出来るので、いつでも管理画面上で見返したり、価格の見直しがあった場合は簡単に見積書を修正出来たりします。
またその見積書から、ボタンひとつで注文書、納品書、請求書までが出力できるようになるので、これまで２重、３重で行っていたような入力も不要になりますので現場の担当者としては作業効率があがり生産性アップに繋がります。
他部署との連携が円滑
販売管理システムには他の業務システムとの連携が出来るという製品が非常に多いです。例えば販売するより上流部分にある在庫・倉庫管理システムとの連携です。ここが連携出来ることによって現在社内で抱えている在庫数を把握できるので、不動在庫商品は何があるか、売れ線の商品はどれか。在庫が少なくなっているのでいつまでに発注しないといけないか。などが把握出来るので営業面などに活かすことが出来ます。 また請求関連については、会計システムへの連携も出来るので、総務・経理事務とのデータのやりとりも円滑になり請求書の出し忘れ、出力、発送などのタスクも管理しやすくなります。
主に連携の方法としては、APIでシステム同士を繋ぎこむか、クラウドERPのような業務システムを一元管理出来るシステムを導入することなどで可能になります。
残業代を減らすことが出来る
上記であげた２点から、業務の効率が非常にあがるので従業員の負担が大きく軽減することになります。これまで行っていた入力作業、確認作業、２重チェックがほぼなくなること。過去のデータが取り出しやすくなることや、請求書の作成もすぐに出来るということもあり、セールス部門以外でも経理やデリバリー担当部署などにも大きなメリットが生まれるので、会社全体的な生産性アップに繋がってきます。
DX化にもなる
販売管理をシステム化することによってDX化になるということで、今は販売管理システムも注目されています。上記で述べたようにシステムからある程度のデータはPDFで出力が出来るので、わざわざ印刷して相手先に送付するといった作業もなくなります。このような取り組みにより取引先から遅れをとるこもなく、円滑にやり取りが出来る会社として評価も上がります。
クラウドにすることでさらに便利に
販売管理システムについては、現状クラウドタイプが主流となっております。クラウドですと、いつでもどこでもどの端末でもシステムにログインし、状況を確認することも出来ますし、データの入力なども可能です。コロナ禍になり働き方の多様性が求められている今にあっているシステム形態です。
さいごに
いかがでしたでしょうか？今回は中小企業が販売管理システムを導入した際に得られるメリットを中心に記事にしてみました。従業員が10名を超える規模の中小企業であれば導入することをオススメしたいです。 クラウド販売管理システムは初期費用も安く、月額費用も数千円などで利用出来るものがあるのでそこまでランニングコストの負担にもなりません。従業員に残業をさせるくらいであれば、システム導入の投資としてはリターンがいいのではないでしょうか。
