販売管理という業務は何かと作業も多く、数字が関わる部分ということもありミスも出来ないと大変なポジションです。その為会社として、いかに効率よくミスも少なく従業員が業務に当たれるのかという部分をフォーカスして記事にしていきたいと思います。
販売管理とは
まずは販売管理とはどういった業務が行われているのかを説明していきます。
受注管理
受注管理とは顧客に対して、自社製品を売るための過程で発生する業務です。
まずは見積もり作成です。商品の金額、個数などを元に取引金額がわかるようにすることが目的です。
その後、見積内容で合意がとれれば、そのまま受注処理をおこなっていきます。帳票としては受注伝票や注文書というものをまとめていきます。
BtoCのECサイトの運営の場合ですと、ECサイトの管理画面上で受注情報が見れる仕組みになっています。事前に見積書などを作成することはなく、注文が入ればそのまま出荷作業へと入ります。その際に、注文伝票だけは添える。という業務になります。
出荷管理
注文が入った商品についてはそのまま出荷業務にあたります。そして納品まで行ったことを確認し売上を計上するというとことまでが出荷管理のメインの業務となります。
出荷の際は出荷指示書があり、それに応じてピッキング担当者が商品をまとめ運送会社の伝票を準備し出荷するという流れが基本になります。 また自走で商品を届けている場合は納品書を持ち、クライアントからサインをもらうというところまで行う場合もあります。ヤマト運輸などの外部の配送を使った場合は、最近では追跡メールを活用し、納品されたことがメール通知にてわかるようになっていることがあります。
また売上を上げるタイミングについては、2021年4月から収益認識基準により「着荷基準」「検収基準」で計上することがルール化されています。要は出荷したタイミングで売上をあげるのではなく、あくまでもクライアントが受け取ったタイミング以降で計算するという内容です。
請求管理
売上がたったことを確認すると今度は、クライアントから料金をもらわないといけません。非常に重要なポジションの業務になります。
まずは請求書を発行する作業からです。上流工程の受注管理時に見積書、注文書、納品書をベースに請求書を作成します。この際、誤った情報のままで納品書などが作られていると請求時にそのまま送ってしまったり、計算あわずミスした部分を探すことになったりと面倒な部分になりますので、料金や個数など変更があった場合は必ず社内で共有することが必要です。
請求書を送ったあとはきちんと入金がされているか、回収の確認が必要になります。
販売管理業務の問題点
上記でのべたように販売管理は、会社の売上を管理するという部門でもあるためミスなどはできる限り防ぐ必要があります。また入力作業が多い部署でもあるので出来る限り業務効率を上げる方法を探していかないといけません。どういった部分がボトルネックになっているのか、それは入力業務です。
ERPなどを導入していない場合は、同じ項目の数字を何度も入力しないといけません。それぞれの部門ごとで入力を行う為、ミスも増えます。またミスが増えることがわかっているので２重チェック、３重チェックというチェック業務まで発生してしまいます。そこまでしても、請求漏れがあったり、金額の誤り、在庫数が相違しているなどのトラブルがでてしまい、その影響で残業が発生してしまうという悪循環に陥ってしまいます。
販売管理の業務改善方法
販売管理の業務改善方法はシステム化にすることです。それは販売管理システムであったり、クラウドERPであったりするのですがそれらを会社に導入することで、上記で述べた問題点がすべてクリアとなります。
特にERPでは、販売管理以外にも在庫管理、会計ソフトとしての機能を持ち合わせているのでシステム一つで販売管理以外の部門の入力作業の業務軽減を行うことが可能となります。商品マスタを登録し、在庫数をいれておくだけで、見積書などの帳票はすぐに作成が可能、また管理画面一つで日別、月別の売り上げ状況を確認することができます。マスタ登録すら間違えていなければ、それ以外で数字のミスが起こることがかなり可能性として低くなります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は販売管理業務を出来る限り効率よく作業を出来るかというテーマで記事にしました。結局のところ、業務負担になっているのは入力業務になります。この部分を２回、３回と踏んていた工程を１回だけにすることで業務負担が軽減し、さらにミスも少なくなります。ですのでまだアナログ管理している場合は、販売管理システムやクラウドERPなどを導入することをお勧めいたします。
