今回は実際に販売管理システムを利用して良かった、役に立ったというレビューを紹介していきたいと思います。
実際に販売管理を導入して良かったという声は非常に多く、これから販売管理システムを導入するかどうかお悩みの方はぜひ参考にしてもらいたいと思います。また今回は特定の製品のレビューではなく、全製品を統括して、人気のある機能、それがどういった効果があったのかを中心に記事にしています。
販売管理システムとは
まずは 販売管理システムとは？がどういったものかをお伝えします。 受注する段階から納品、その後請求書を送り売上を立てる。ここまでの一連の流れを一つの管理画面で操作、確認が出来るというシステムになります。
機能としては、見積書、注文書、納品書、受領書、請求書など販売するにあたり必要な帳票の作成、出力が可能となっています。また最近ではほとんどEDIに対応していることもあり、ペーパーレス、DXとして人気にもなっています。それ以外には、複数店舗を運営している場合、全店舗の情報を取り込み、どこの店舗でどれだけ売れているか、また在庫数の共有などが出来るというのが便利な部分でもあります。
各種帳票の出力
販売管理システムを導入して良かった一つ目の点としては、帳票の作成と管理が楽になることです。
システム導入まではエクセルで管理されていたり、取引先の注文書に合わせた手書きの注文書、納品書を作成したりされている企業が多いです。しかし販売管理システムではそのような帳票のアナログ管理は不要になります。
BtoBであれば、まず受注前に見積もりを作成する工程があると思います。その際に、取引の情報や販売する商品のマスタを登録します。 そうすると見積書で作った取引先情報がデータとして持つことができ、その後の注文書や納品書、請求書も、そのデータを元に出力ができるので、都度入力する業務がなくなります。入力業務がなくなることで入力ミス、それをしないための2重チェックなどの業務もなくなりますので業務スピードがあがります。さらに取引先によってはEDIでやりとりをする場合もあるかと思います。販売管理システムの多くはEDIにも対応しているので取引先とのやりとりも円滑になります。
複数店舗の管理
BtoCをメインにECサイトや楽天、実店舗など複数店舗運用している場合にも販売管理システムは大変効果的です。複数店舗をアナログ管理するとどうしても在庫数の把握がおろそかになってしまい、売上の日報などの集計を出すのも面倒になります。販売管理システムの複数店舗管理機能を利用すれば管理画面一つで全店舗の状況の把握、在庫数の調整が可能となります。そうすることで、在庫切れになった場合でも、全店舗在庫0の処理がすぐに出来ます。また日報などの管理画面一つで全店舗の売上確認が出来るので、集計結果をまとめるといった無駄な作業がなくなります。
請求や入金処理
商品の販売が終われば、今度は取引先に請求書を送るという作業が発生します。こちらもアナログ管理をしている場合ですと、営業部門と経理部門のやり取りがうまくできていないと、未請求が起こってしまうことがあります。それを販売管理システムは防ぐことが出来ます。
見積書を作成した時点で、受注データは残っており、そのクライアントのステータスがどうなっているのかを担当者が変更していきます。納品までいくと、請求OKのフラグがたちますので、経理担当者はそれを見て請求書を発行するという流れになります。請求OKのフラグで絞込だけすれば請求漏れはある程度防ぐことが出来ます。また電子データでそのまま請求書をクライアントに送ることも出来ますので、出力して、印鑑を押して、封筒にいれる。という作業がなくなります。
また請求書を出した後についても、最後は入金があったかどうかの確認が必要になります。経理担当者の一番重要なタスクになるのですがこちらも入金日で絞込をし、どこから入金予定があるかを確認し、入金があれば消込をしていくという機能があります。そのため、入金漏れなどの企業間トラブルを防ぐことが可能になります。
まとめ
今回は販売管理システムを入れて良かったといわれる機能を３つ紹介しました。
・各種帳票
・複数店舗の管理
・請求や入金処理
この３つのは業務のスピードが圧倒的に早くなる、無駄な業務がなくなる、ミスが少なくなるというメリットが発生します。 デメリットとしてはシステム利用料金のコストくらいです。ただ従業員の残業などを減らせるという効果が非常に高いので残業代を減らすことに繋がるので、結果システムを入れた方が無駄な経費を圧縮できたという結果になると思います。そのため販売システムの継続率は95％を超えているというのはこれらの理由からだと考えられます。
