今回は、せっかく導入したのに結局使えなかった販売管理システムについて記事にしていきたいと思います。販売管理システムは業務システムとしては大変使いやすく、今ではなくてはならないという企業も多いと思われます。現在国内だけでもかなり多くの販売管理システムがあり充実しています。しかし製品が多いがゆえに選んだ製品が失敗したことによって、まったく使えなかったといった声があるもの事実です。今回はそういったミスマッチを防ぐ参考にしてもらえる内容にしようと思います。
価格で選んで失敗
システムを導入するとなると、まずは経営者としてもなるべく安い、ランニングコストが抑えられるシステムを選びたいと思われる方が圧倒的に多いと思います。
安い販売管理システムと検索すれば中には無料のものまでヒットしたりします。
販売管理システムの月額費用の相場は5～10万程度と言われている中で、無料や、数千円といった極端に安い製品が多く販売されています。
無料がダメな理由
無料で使えるなら使いたい！という方が多いと思いますが、無料には様々な条件があるパターンがほとんどです。
ただ無料で使える期間がきまっている場合があります。 本当はお試し期間は無料という表示が正しいのですが、中には無料という謳い文句で流入させる会社もあるようです。
２か月目からは正規の料金がかかってしまうことがあります。ただ１か月使っただけでは、会社にとって仕様があっているかどうかの判断が難しく、そのまま１年契約をしてしまい、結局思った仕様ではなかったという場合があります。
月額数千円がダメな理由
極端に安い月額数千円で使える販売管理システムも注意が必要です。理由としては機能が限られていることが多く、実際にちゃんと実践で使おうとするとダメな場合があります。かゆいところに手が届かず結局使えない、もしくは追加料金を支払ってアップグレードしないといけない。といったパターンになります。気が付くと、数万円支払いになっていて、尚且つ同金額の他社製品より機能面が劣っている場合があります。目先の安さで契約してしまったがゆえの失敗例となります。
使いにくくて失敗
導入に際して、金額の次に選ぶポイントとしては機能面の充実さになると思います。金額の安さというよりもコスパの良い製品を探されている方が多いです。相場の金額で、少しでも機能が多ければ使い勝手もよく得した気分になれるという考えの方もいるのですが、ここにも落とし穴があります。
操作が複雑
まずシステムを導入して躓くポイントとしては、どこに何のボタンがあり、どういったページ遷移をするのか、そのデータはどこと紐づいているのか、などパソコンの画面に表示されているシステムの管理画面を把握していかないといけません。実際にシステムを操作する人間は決してパソコンに明るい方ばかりではないので、初心者ならだれでも簡単に触れて、管理画面で迷わない設計になっていることが重要です。近年はそういったUI、UXを意識した管理画面を提供されている製品が多いのですが、中にはクセのある作りになっている製品もあるようです。結局システムは、一番最初の導入時にしっかりと操作になれて、操作する人間が理解し使いやすいと思わなければ、自然とシステムの利用頻度が下がってしまったり、本来機能があるものも使わずじまいになってしまったりということが発生してしまいます。
他のシステムとの連携が出来ない
販売管理システム単体でも十分業務のサポートとしての役には立つのですが、他のシステムとも連携することでより効果的に利用が出来ます。それは在庫管理システムや、会計ソフトとAPI連携やCSVで取り込みを出来たりするのですが、中には拡張性がなくそういったほかの業務システムとの連携が出来ない場合があります。 そうなるとわざわざシステムごとに同じ項目を入力しないといけない作業が発生し、人為的ミスが増えますし、確認作業もおおくなり作業に時間がかかってしまいます。
サポートがない
最後の失敗例はサポートがない場合です。基本的にメールサービスなどで質問を出来る窓口はついているのですが電話サポートがある製品は少なくなってきています。
初めて利用する側からすると、最初は電話で聞きながら知識をつけていきたいという方もいるかと思いますし、万が一のトラブルで至急解決したい場合もいあるかと思います。メールサービスだけですとどうしてもこのようなクイックな対応が出来ず、ユーザー側は困り果てて、製品会社に不信感をもってしまう一因になってしまいます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回は使えなかった販売管理システム3選ということで記事にしてみました。ポイントとしては、お金だけで選ばない、機能面だけで選ばない、サポート体制を知っておく。この３点を抑えておくと、大きな失敗にはつながらないと思います。いずれにせよ、まずは資料請求や無料トライアルを使う、導入前に製品会社の担当者と何度もディスカッションを行う。といった対策をすれば失敗する可能性はかなり低くなると思います。ぜひ参考にしてみてください。
