今回は販売管理業務が大変な理由について記事にしていきたいと思います。確かに販売管理は会社の中でもわりと大事な業務であり、物量を捌いていかないといけないのでスピード、効率化、正確さなどのスキルが問われる業務であります。では具体的にどういった業務が大変なのかをあげていきたいと思います。
販売管理とは？
まず最初に販売管理の基本的な業務や役割などを説明します。
販売管理とは文字の通り販売した実績を管理していくものになります。それはいつ？どこで？誰が？いくら購入したか。それをどのように回収するか見立てを立てるといった業務になります。軽く文字にしただけですがかなり重要な業務であるということは理解してもらえるかと思います。
役割。メリットとしてはまず会社の収支状況を見える化出来ること。また収支状況がわかるので会社にとって必要なお金の流れを追うことができ、不要な支出などを発見することにも繋がり、会社が健全に成長していくための必要なデータを集めていくことが可能です。
販売管理業務が大変な3つの理由
上記で述べたように販売管理では会社にとって大変貴重なデータを収集しデータ化するといった業務がメインとなるので、そのポジションで働く人材はそれ相当のスキルを求められることになります。
正確さ
まずは仕事の正確さを求められます。実務としては入力業務がメインになるのですが、入力する元のデータ情報があっているかの前確認が必要になります。その前情報はだいたい営業担当や仕入れ担当など別部署の人間が管理しており、そのデータを渡されるため正確な数字になっているかの確認が必要になります。ここのチェック漏れで数字を入力してしまうと後の請求書金額まで誤ってしまうことになるので出来るならこの時点で気づきたいものです。
その為、多忙であったとしてもらった情報については確実に入力をすること、またデータそのものが小さなミスをしていないかのチェックも必要になるので、正確さを求められます。
スピード
正確さの次に必要なのはスピードです。会社によっては1日凄まじい量を捌かないといけません。販売管理ですが、もちろん仕入、購買などの管理も並行して行うことが多いので1日に入出荷業務をどんどんとこなしていかないといけません。その為ある程度のパソコン入力スキル、速さはもちろんですし、効率よく作業を行うことを考える力も必要になってきます。ですので動作のスピードと考えるスピード両方がもとめられます。
コミュニケーション力
入力する業務は前提ですが、他部署との連携も必要になりますし、ときには取引先と電話、メールでのやり取りなども発生します。その為コミュニケーション力も必要となります。社内であれば、あがってきたデータに誤りがあった場合など担当者と蜜に話をしないといけませんし、既存のお客様だと営業から手離れしるので販売管理の担当者が取引先との受発注などの確認で電話やメールをすることが多くなります。またコミュニケーションを多くはかることで気が付かなかったミスなども事前に防ぐことが出来ます。
販売管理業務の負担を減らす方法
販売管理業務が大変な理由は上記で記載した3点です。これらのアナログ管理で行っていると一日、入力作業などで終わってしまい労力が凄まじいことを予想できると思います。そういった作業を少しでも軽減してくれるのが販売管理システムになります。もしくはERPなどの基幹システムなども代用は可能です。販売管理システムがあると、販売するチャネルが複数あっても一つの管理画面で確認が出来ます。そのほかにも受発注の数字なども入力すれば、見積や注文書も自動で計算され簡単に作成が出来ます。
また在庫管理システムや会計システムとの相性もよく、APIで連携やCSVデータを利用しデータを共有できます。そのため、システムが別々であっても二重で同じ情報を入力する手間が省けます。それだけでも効率はかなり上がりますし、入力ミスなどのリスクも大きく下げることになりますので結果、システムをいれることで大変だった業務が楽になるということになります。
