販売管理システムとは? 業務フローの効率化するもの

販売管理システムとは? 業務フローの効率化するもの 販売管理
販売管理システムとは? 業務フローの効率化するもの

今回は販売管理の業務とは具体的にどういったことが行われているのか、その業務をどうすれば効率的になるのかに焦点を絞って記事にしていきたいと思います。実際に販売管理とう業務は、物を売る商売をしている企業であればほとんどの企業が行っている業務です。そこにはアナログで管理している場合もあれば、システムを導入して効率化を図っている企業もあります。中小企業ではどういったケースが多いのかもご紹介できればと思います。

販売管理をする方法

まずは販売管理業務をどういった形で管理するパターンがあるかをご紹介致します。

アナログ管理

まず最初はアナログ管理です。今回アナログ管理の意味としては、販売管理業務を一切のシステムを利用せずにおこなっている場合を指しています。例えば紙で管理していたり、エクセルで管理していたりという場合です。

手書き・紙で管理

販売管理を手書き、紙で行うメリットとしては、システムなどにお金がかからず、パソコン操作が不慣れであっても作業が出来るというところです。取引先が少なく、いつもきまっている業者とのやり取りしかなく、伝票などの帳票関係は取引先が準備してくれるものだったりするので、無理にシステム化する必要がないといった場合にはこの方法でも問題ありません

エクセルで管理

中小企業で割と多い方法としてはエクセルでの管理ではないでしょうか?今はインターネット上で多くのテンプレートも用意されているので、それをうまく活用すれば十分利用出来る管理ツールとなります。しかし手書きと違い、入力するといった作業が発生します。またエクセルの数式を誤って削除や編集してしまいますとすべての数字に影響が出てしまうといったデメリットが比較的多い管理方法になります。ただ手書きに比べると、プリントアウトしたり、PDFでデータとして保管出来たりする便利な反面もありますので気を付けて利用すれば数字の管理、また見積書のフォーマットに数字が反映するような方法もあり便利な一面もあります。

システムで管理

一番業務効率が上がる方法は、販売管理システムや基幹システム、ERPなどの販売管理機能を活用した方法です。商品をすべてマスタ登録をしておくことで、見積書、注文書、納品書、請求書などがすぐに作れます。また管理画面上で売上、入出荷の管理、閲覧が可能となりますので社内の資産が見える化になることで、経営判断の材料になります。
また業務効率も圧倒的によくなります。エクセル同様入力する作業はどうしても発生致しますが、それでもエクセルのようにシートがこわれることもありませんし、様々な数式を組んで複雑化したシートを作り上げることも不要です。また最近ではシステムもクラウド化になっているので、いつでもどこでも作業、閲覧が出来るので業務の負担を大きく下げることが可能になります。

販売管理システムで出来ること

それでは販売管理システムを活用した場合に出来ることをご紹介致します。

見積り

クライアントの発注相談に併せて見積の作成が必要になります。発注については新規、既存関係なく毎回注文の内容が変わりますので、同じものを使いまわしが出来ないので都度作成が必要です。まだ発注までの中で何度も見積もり金額を調整し、出し直しをすることもありますので過去のデータも残しながら正式な見積を作成するといった作業になります。

注文書

見積でクライアントのOKが出た場合、そのあとは注文書の作成が必要になってきます。システムであれば見積書で作成した内容を元に注文書が作成できるので大変便利です。

出荷

注文書を確認しながら、出荷作業をする必要があります。注文書を使うことも可能ですが、チェックリストとして出荷表を抽出して利用することもあります。

納品書

最後に出荷商品と同梱もしくは、メールなどで納品書を送ります。これで注文から、納品まで内容に誤差がなかった双方で確認出来ます。ここまで発生する複数の帳票に関してはシステムですべて吐き出しが出来るようになりますので、アナログ管理より圧倒的に業務負担が少なります。

その他

あとは請求書の作成、在庫管理システムとの連携を行うことで、商流の上から下までがシステム化されます。ですので販売管理をシステム化すると、他の部署の業務との連携ができスピードアップにつながります。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回は販売管理システムを導入した場合とアナログ管理で業務を行う場合の違いについて説明致しました。販売管理業務はどうしても業務が多く、さらに複雑なため、管理体制が杜撰であると、誤った場合遡るのが大変面倒になってしまいます。そこを販売管理システムや基幹システム、ERPなどの業務システムをいれることでこれからの業務の負荷、ミスが減り業務改善につながるといった結果になります。
もし販売管理システム導入をお考えでありましたらぜひおすすめ致します。

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