今回は販売管理業務のひとつ「受注管理」という内容がどういった業務でどのような役割を果たしているのかを解説していきたいと思います。ECサイトを運営されている場合ですと特に受注管理業務は購入者と会社の入り口部分になりますのでとても重要です。
受注管理とは
まず、受注管理という言葉の意味から解説していきたいと思います。こちらに関しては日本語そのままの意味で捉えて頂いて問題はありません。消費者、一般ユーザーから注文が入った際に発生する管理業務のことになります。具体的な内容については後で解説していきます。
また最近では受注業務というと、受注したものが出荷されるまでのことを指したり、見積を作成したり、契約を締結するための契約書を作成したりする業務までを受注管理と言ったり、かなり広い意味合いで使わりだしている言葉になります。ですの販売管理の中の一つの業務に受注管理があるのですが、販売管理と同じくらいの意味合いで使われていることも多いです。
受注管理の主な業務
それでは受注管理ではどのようなことが行われているかをお伝えいたします。
見積もりつくる
お問い合わせのあったお客様の注文にあわせて見積書を作成します。新規の場合はその際に顧客データを作成しデータ化をおこないます。既存の顧客であれば過去の契約内容、取引内容を元に見積もりを作成し、先方へ提出致します。
契約を結ぶ
見積りや、取引内容など諸条件に問題がなければ契約の締結をしないといけないので契約書の内容作成や先方書式の契約書のリーガルチェックなどを行います。単発の顧客だったとしても契約後の支払いトラブルなどを防ぐために、注意点の読み合わせ、支払方法、支払サイトなどをきっちりと確認しておく必要があります。
注文内容の入力
実際に注文のあった内容を管理システムに入力していただきます。この際、顧客データの入力も行うことで次回の注文処理の際手間を省くことができます。また管理システムとはこの場合、販売管理システムや基幹システム、ERPなどを指しています。
在庫確認
本来の受注管理業務から少し少し業務範囲がずれるのですが、このあと自社の倉庫に在庫があるかを確認します。そして倉庫管理者に対して出荷指示を行います。
納期の連絡
在庫の確認が出来ると、顧客に対して発送日や納期などを伝えます。この際に、注文請書や納品書を作成します。
以上が受注管理のおもな業務となります。
受注管理の必要性
受注管理は冒頭でもお伝えした通り、取引の入り口部分になります。契約内容の確認、社内の管理システムにデータを入力、在庫の確認、出荷の際の帳票類の作成と多岐にわたりますが、この部分が機能しないと、社内の営業部署や倉庫部署、生産部署などの業務が円滑にいかなくなってしまいます。しかしながら業務範囲が広く顧客データ、注文データ、在庫データなども入力し管理していく業務もあるため、どうしてもミスが多くなってしまうことがあります。
受注管理のミスを減らす方法
システムに頼る
このような受注管理を行う際、手書きなどでの管理はもちろん無理がありますし、エクセルでも危ないかもしれません。何枚もシートを作って管理するのは大変ですし、誤って消してしまった場合のリスクなんかもあります。ですので、売上規模、受注数が多くなってきたのであれば販売管理システムやクラウドERPなどを導入して対処するしかありません。
アラジン
販売管理ソフトで有名なのはアラジンオフィスがおすすめです。販売管理に必要な機能が一通りそろっています。
キャムマックス
また販売管理機能も充実しているクラウドERPキャムマックスもおすすめです。販売管理以外にも在庫管理、倉庫管理などとの連携が可能でデータの一元管理にぴったりです。
外注する
システムを導入しているうえで、業務が改善出来ない場合、おそらく人員のリソースの問題でもあるかと思います。そのような場合は受注管理業務などを外部に委託することも一つの手です。実務をやってくれるので、実際に毎日あがってくるデータだけを見ておくだけで管理ができます。しかしながら社内のノウハウがたまらないというデメリットの部分もあります。
まとめ
いかがでししたでしょうか。今回は受注管理について業務の内容や効率をアップする方法について記事に致しました。販売管理業務の中にある受注管理業務だったのですが、今ではほとんど販売管理業務のメインの部分を指す言葉となっていますね。業務範囲も広いのでその分作業は膨大な量になってくるのでシステムの導入など企業としては工夫が求められます。