今回は中小企業向けに、販売管理システムで電子帳簿を保存について書いていきたいと思います。2022年1月から施行されることで世間の皆様もご存じの方が多いかと思います。もう年末になりますのですでに対策済みをされている中小企業の皆様もいらっしゃると思います。今回はまだ対策をされていない方に向けて再度、販売管理で電子帳簿保存法に対処出来るということをご案内出来ればと思います。
電子帳簿保存法について
早速ですが、 電子帳簿保存法 について簡単にご説明いたします。2022年1月から施行され、2022年4月には実際に対応していかないといけない法律となっています。なぜ、こちらの制度が作られたかというと、簡単に言いますとペーパーレスをすすめたい、大手企業をはじめ経済会から、会計に必要な帳簿は電子化をしたいと強い要望もあり、実現に至った背景があります。もちろん先進国である日本は世界的にも遅れていたので、ようやく施行されたかというイメージです。
あとは、電子化されることで、データの見直しなども一定の条件が定められたシステムで行わないといけません。スキャンのとる方法などもルールがありますので、もしまだ知らないという方は一度国税庁のホームページにて内容を確認頂くことをおすすめ致します。
帳票を電子化するには
大きくは２つ方法があります。ひとつは作成した書類をスキャンしてPDF化にして保管する方法です。紙で保管することに考えると、電子化にななるので今回の制度に沿った保存形式にはなるのですが、数十枚、もしくは数百枚をPDF化するとなると少し面倒だと感じる人も多いのではないでしょうか。その為、おすすめの方法としては、業務システムで電子化し保存する方法になります。
販売管理システムで電子化
それではこのブログでは中小企業向けの販売管理システムについて記載しているので、販売管理システムで、電子法の対応が出来るかかどうかについてお答えしたいと思います。答えとしては、出来るものもあれば出来ないものもある。という解答になります。まずは、古く利用されているオンプレミス型の販売管理システムであると出来ないことがあるかもしれません。そもそも販売管理システムで出力やデータほ保管・保持する仕様で作られていないことがあるからです。CSVなんかでデータの掃き出しはできても、各種帳に出来なかったりすることがあります。それに比べて、クラウド化されている販売管理システムであれば、そのような心配はほぼありません。なぜなら基本はクラウドということで、いつでもどこでもアクセスし、システムをさわれ、情報を組みだせるという観点から、各種帳票はデータで出すことが出来、ＰＤＦになるので、あとは社内でどこに保管するかだけを検討すればよいだけです。
基幹システム・ERPでも対応は可能
また販売管理システム以外にも、基幹システム・クラウドERPでも同じく対応が可能です。欲を言いますと、販売管理システムよりも電子帳簿に対応しているクラウドERPの方がおすすめです。なぜなら、見積書や納品書といった帳票は販売管理システムだけでも十分なのですが、ERPの場合多くが財務会計システム機能も搭載されております。その為、会社の決算に必要な数字なども全て呼び出すことが可能になりますので、電子法の対応は全て賄えるシステムとなります。
まだ間に合う？
電子法の対応として、2022年1月から施行ですが、実際に処理を行うのは4月になりますので、もう少し期間に猶予があります。そのため、もしまだ対策されていないのであれば、今から、システム導入の検討に入られてもまだ間に合うと思います。現在、既存の業務システムがあるのでしたら、まずはそのシステムがカスタマイズ出来るかどうかの確認が必要です。もしクラウド販売管理システムであれば、おそらくカスタマイズ不要でそのまま利用することが出来るでしょう。 またシステム自体未導入でありましたら、ここは基幹システム・クラウドＥＲＰの導入をおすすめ致します。販売管理機能に加え、財務会計システム機能も搭載されているのであれば、そのシステム一つで今回の電子法の対処が可能となります。またＥＲＰ導入であれば、通常の業務効率もあがることを考えるとタイミングはとても良いかと思います。
さいごに
いかがでしたでしょうか？今回は販売管理システムで電子帳簿を保存が出来るかどうかについての記事を書いてみました。 クラウド化されている販売管理システムや財務会計システムでは、今回の電子法の改正については問題なく処理が可能かと思われますが、今もアナログで紙での保管をしている中小企業様がありましたら、残り数か月の間で、システム導入を検討頂き導入されることをおすすめ致します。
