販売管理と一言でいっても様々な業務が混同しております。前回記事にした受注管理もそうです。今回は見積もり管理についてご紹介していきたいと思います。私たちが普段買い物する際、店頭には価格が記載されていますし、ECサイトでも同じく金額が表示されているので、見積を依頼することってほとんどないですよね。ただBtoBの場合ですと見積書を求められることがほとんどです。またその見積に沿って納品まで動くことになるので、とっかかりとしてはとても重要な部分になります。
見積とは
ではまず見積について説明致します。見積と聞くと、欲しい商品の金額が記載されている紙を貰うというイメージをお持ちの方がほとんどかと思います。ただ見積を作る側としてはなぜ、その金額になっているのか量・期間・行動などを計算された金額が記載しているのです。固定の商品であれば金額が設定されている為、見積がなくても金額がわかるのでいいのですが、「何かを作ってほしい」「この商品にこのオプションのいれたい」など通常金額では出せない場合に出てくるのが見積になります。
この見積にとよって正式に発注するかどうかの判断になるとても大事な役割を果たします。また少し話はそれますが、商売を行う中で取引先と取り交わす書類に、見積書、注文書、納品書、請求書、領収書などの帳票が作られます。これらは証憑といい、保存が義務付けられています。
見積書の作成方法
それでは見積書の作成にあたり、どのような情報をいれないといけないかを紹介します。
- タイトルは見積書・御見積書とかく
- 取引先(見積の提出先)を記載
- 見積の有効期限を記載
- 見積ナンバーを記載
- こちらの署名をいれる(押印もする)
- 注文内容を記載。(正式な商品名、単価、個数、小計)
- 小計に消費税を加えた合計金額
- 備考として、追記があれば記載(契約内容などの補足)
以上が必要となります。
正確な見積書を作るにはしっかりとヒアリング
見積書を作る際は、クライアントとのヒアリングはもちろん、社内の工数確認など様々な箇所でコミュニケーションをとる必要があります。そのうえで作成しないと、クライアントに提出した際、金額の差が大きいと失注してしまう可能性がありますし、また社内で出した工数を見誤ってしまうと損害を被ることにもなります。その為見積金額を出すには注意が必要です。
見積管理とは
では見積管理について説明致します。上記で案内した作製した見積書を保管するものになります。会社の規模によるのですが、見積書をクライアントへ提出する前は、基本担当者の独断では提出せず、上長、場合によっては代表者の承認をとる必要があります。 そのため見積管理とは、見積を作成し、冗長の承認がとれたものがすぐにわかるようにしておくという役割があります。要はここの管理が煩雑になってしまうと、クライアントからは「見積まだですか？」と聞かれることになってしまい、対応の遅い会社だと思われてしまいます。また最新の見積がすぐに把握できる状態にしておかないと、過去の誤った見積を提出してしまうことにもなりかねません。
見積管理の問題点
見積管理の問題点としては、属人化していることが大きく上げられます。クライアントと折衝している担当者が独自で商談を進める中で見積を提出する場合、その見積が社内で共有されていない場合があります。そこで問題点となるのは、その見積金額が適正だったかどうか判断が出来ないこと、また別の社員が同じような案件で見積を作る際、金額がずれてしまったり、項目名が違ったりで統一性のない見積がどんどん出来ていってしまいます。振り返りの際、社内での整合性がとれなく収支計算、経営判断の際に見積もりが参考にならない場合が出てきてしまいます。
必要なのは見積管理が出来るシステム
会社の規模が大きくなり取引先も増えてくると、社員個人で見積作成し作成データを保存していると会社全体として管理が出来ないので、見積管理出来るシステムを導入することをお勧め致します。
販売管理システム
まずは販売管理システムです。見積作成、保管、ワークフローの管理はもちろん、受注、発注管理などもい一緒に出来るので、販売管理業務を一元管理できます。社員全員でデータを共有できることもあり、管理が断然楽になります。これまでフォーマット化されていなかった見積項目なども統一性をもって出来ます。
ERP
また販売管理機能だけではなく、倉庫・在庫システムとの連携や、会計機能も欲しいということであれば、会社の全体を一元管理出来るERPがあります。。販売管理システムよりも価格はあがるものの、一つのシステムで会社全体のお金の流れ、帳票の管理などが出来るメリットが多いのでおすすめです。
