販売管理システムで「購買管理」は可能なのか？

購買管理とは、企業が生産活動に必要な材料や備品を、外部のサプライヤーから購入する一連の購買プロセスを管理することです。これを効果的に行うためには、「良質な」物資を「最適なタイミングと価格」で調達し、かつ「必要な部門に」確実に届ける必要があります。したがって、購買管理は、企業がコストをコントロールし、利益を最大化するための重要な業務になります。そんな購買管理を正確に行う方法として販売管理システムが使えるかどうかについて記事にしています。

購買管理とは
購買管理の主な業務内容
購買管理はなぜ重要なのか
販売管理システムで購買管理をするメリット
まとめ

購買管理とは

購買管理とは、企業の購買業務を適切に管理するためのシステム化されたプロセスのことです。

企業を効果的に運営するためには、高品質の材料を必要な時に必要な量だけ、できるだけ安価に、安定的に供給するためのプロセスを整備することが重要です。各プロセスを一つひとつ適切に管理することで、購買管理業務全体を円滑に進めることができるのです。

購買管理では、”購買管理の5原則 “に基づいてプロセスを管理します。

適切な仕入先の選定
適切な品質の確保
製品の適切な量の確保
適切な納期設定
適切な価格設定

以上の5点を満たすことが、購買活動において重要になります。

購買管理の主な業務内容

それでは購買管理はどのような業務を行っているのかを紹介します。

取引先への発注

取引先に商品を発注する際には、まず取引条件が適正であるかどうかを確認する必要があります。また、期間や検収、支払い方法など、取引の詳細を明記した契約書を交わす必要があります。また、新規・既存のサプライヤーとの関係を構築することも重要です。利用するサプライヤーの数を増やすことで、価格を比較し、よりお得に製品を購入することができます。

品質チェックや支払いなど

商品受領後、品質チェックを行い、発注した商品が正しい商品であるか、数量が正しいか、品質に問題がないかを確認します。もし、品質に問題があれば、すぐにサプライヤーに連絡し、代替品の送付を依頼する。問題を迅速に解決するためには、サプライヤーに迅速に連絡することが重要になります。

在庫の保管など

検収完了後、商品は倉庫に移動し、温度と湿度が管理された状態で保管されます。これは、商品が使用される日まで品質が劣化しないようにするために重要です。品質維持が難しい商品の場合、適切な発注日を考慮した購買計画が必要があります。また、商品によっては途中で保管場所が変わることもあるので、その場合の輸送手段の確保も購買管理の業務の一つです。

棚卸

購買管理のもう一つの重要な仕事は、在庫管理です。これは、購入した商品や原材料、継続的な売上が見込まれる商品の在庫状況を把握する必要があるためです。また、商品や原材料の品質をチェックするために、定期的に棚卸を行い、商品や原材料の過剰在庫が目立つ場合は、購買計画を見直す必要があります

購買管理はなぜ重要なのか

購買業務は、企業の経営コストに直結する業務であり、多くの企業が健全な企業経営のために発注ミスや過剰在庫の削減に取り組んでいます。購買業務を適切に管理することは、企業経営上、経営資源を効率的かつ効果的に活用するために必要不可欠です。

購買業務には、購買計画の立案、発注、支払いなどの業務が含まれます。多くの企業では、管理コストを削減するために、発注ミスや過剰在庫の削減に取り組んでいます。購買業務を適切に管理し、健全な企業運営を行うことで、企業の効率性と有効性を最大限に高めることができるのです。

販売管理システムで購買管理をするメリット

それでは販売管理システムで購買管理を行うメリットについてご紹介致します。

仕入れが楽に

販売管理システムには、過去の取引記録がすべて保存されています。このデータは、今後のサプライヤーとの交渉に役立てることができます。特定のサプライヤーとの過去の取引記録を持つことで、交渉の際により良い価格を引き出すことができます。

ペーパーレス

販売管理システムは、ペーパーレスオフィスの実現に貢献します。発注書や支払書などの書類を電子化することで、購買業務に関わるコストを削減することができます。ただし、購買管理システムの導入を予定している場合、サプライヤーとの契約が紙ベースの文書にしか対応していない可能性があるため、再整理が必要な場合があります。さらに、書類の有効性を確保するために、電子印鑑や電子署名に対応した購買管理システムを選択することも必要です。