ビジネスの複雑化・多様化に伴い、IT業界のみならず、様々な業界でプロジェクトマネジメントのスキルが必要とされています。プロジェクトマネジメントで重要なことは、プロジェクトの計画を立て、その計画から外れないようにプロジェクト中に調整を行うことが重要です。その際に必要になってくるのが工数管理になります。lこちらの記事では、工数管理とは何か、工数管理の方法、工数管理に有効なツールなどを紹介したいと思います
工数管理とは
工数とは、プロジェクトにおける作業量の単位です。1つの作業に要する時間」を「1つの作業に従事する人数」で割るか、「プロジェクト全体に必要な作業量」を「スタッフの人数」で割ることで算出でき、プロジェクトの規模に応じて人月や人日で表現されます。従来はシステム開発や製造業の分野で使われていましたが、現在ではさまざまな業界でプロジェクトマネジメントが求められるようになり、広く使わるようになりました。
工数管理とは、プロジェクトにどれだけの工数が必要かを計算し、進捗状況を把握するための管理方法になります。
工数管理をするメリット
工数管理のメリットとは？ここでは、工数管理のメリットを3つご紹介します。
まず、管理者がより効果的に計画を立て、予測することができるようになります。何時間使えるか、そしてどのように使われているかを把握することで、工数管理はマネージャーがリソースをどこに割り当てるべきかの判断をより的確に行うのに役立ちます。
次に、異なる部門やチームメンバー間のコミュニケーションと調整を改善することができます。工数を把握することで、全員が同じ目標に向かって働いていることを確認しやすくなります。
最後に、効率と生産性の向上にもつながります。工数管理は、利用可能な工数とその使用状況を把握することで、目標達成のためにその工数をどのように使うか、管理者がより適切な判断を下すための一助となります。
工数管理をする目的
ここまで工数管理のメリットについて説明してきましたが、工数管理は何のために必要なのでしょうか。ここでは、工数管理の代表的な目的についてご紹介します。
まず第一に、工数管理は職場の生産性や効率性を向上させるために活用することができます。従業員の労働時間を記録することで、管理者は従業員が時間を浪費している部分や、能力を最大限に発揮できていない部分を特定することができます。さらに、工数管理は、従業員が週に適切な時間数を働き、割り当てられた時間を超えていないことを確認するために使用することができます。これにより、高額な残業代の請求を回避し、従業員が過剰に働いていないことを確認することができます。最後に、工数管理は、従業員の出勤状況や時間厳守を監視するために使用することができます。毎週勤務時間を記録することで、雇用主は欠勤や遅刻のパターンを特定し、それに応じてこれらの問題に対処することができます。
工数管理の考え方
工数管理は、大きく分けて「計画」と「実行・監視」の2つのプロセスに分けられます。
計画のプロセスでは、人員や設備などのリソースを考慮した作業スケジュールを作成します。また、タスクを完了するために必要な時間を予測し、それに応じて必要なリソースを割り当てることも含まれます。
実行・監視のプロセスでは、計画に従って作業を行い、時間通りに、割り当てられた予算内で完了することを確認します。これには、進捗状況を確認し、必要に応じて計画を調整することも含まれます。
また考え方として「タスク指向型」と「ワーカー指向型」の2つのパターンがあります。
タスク指向のアプローチは、作業者がタスクを完了するのにかかる時間に関係なく、一定の時間枠内でタスクを完了させることに重点を置いています。このアプローチは、特定の順序で、決められた時間内に作業を完了させる必要がある製造業や生産現場でよく用いられます。
作業者重視のアプローチは、タスクではなく、作業者の時間を管理することに重点を置いています。このアプローチは、仕事の量よりも質に重点を置くサービス業でよく使われます。
どちらのアプローチにも利点と欠点があり、特定の業界や状況に応じて適切なアプローチを選択することが重要です。
工数管理の手段
工数管理には、大きく分けて「タスク指向型」と「ワーカー指向型」の2つのパターンがあります。
タスク指向のアプローチは、作業者がタスクを完了するのにかかる時間に関係なく、一定の時間枠内でタスクを完了させることに重点を置いています。このアプローチは、特定の順序で、決められた時間内に作業を完了させる必要がある製造業や生産現場でよく用いられます。
作業者重視のアプローチは、タスクではなく、作業者の時間を管理することに重点を置いています。このアプローチは、仕事の量よりも質に重点を置くサービス業でよく使われます。
どちらのアプローチにも利点と欠点があり、特定の業界や状況に応じて適切なアプローチを選択することが重要です。
エクセルで行う
いざ工数管理ツールを導入しようとしたとき、最初に立ちはだかる壁は導入コストです。その点、多くの企業で導入されているExcelを使った工数管理は、初期費用ゼロで始めることができます。また、工数管理用のExcelテンプレートは簡単にダウンロードできるため、テンプレート作成の手間を省くことも可能です。工数管理にExcelの活用を検討されている方は、まずは無料のテンプレートで使い勝手を体感してみることをおすすめします。
また工数管理にExcelを使うデメリットの1つに、モバイル対応が弱いことが挙げられます。Excelにはタブレットやスマートフォンで利用できるモバイル版がありますが、アプリ版がある工数管理ツールに比べると操作性が劣るのは否めません。
システムで行う
販売管理システムやクラウドERPなどを活用することで、エクセル管理より大きく業務効率化が出来ます。システムを使う大きなメリットは、プロジェクトの進捗状況や採算性をリアルタイムで確認できることです。これは、問題点を把握し、迅速に改善策を講じることができるため、非常に有益なことです。したがって、工数管理システムを導入することは、作業効率や生産性の向上につながるのです。
また、データ分析が容易になります。先にも述べたように、工数管理は単に入力するだけではなく、蓄積されたデータを分析し、今後の改善につなげることが非常に重要です。
この場合、ツールの多機能性が真価を発揮します。Excelの場合、データを分析するためには自分で考え、項目を作成する必要がありまが、販売管理システムでは、データ分析のための項目が豊富に用意されており、分析から改善まで幅広くサポートしてくれます。
また、サービス別の利益率を簡単に分析できるツールもあります。こうしたツールを活用することで、利益率の高いサービスを中心としたマネジメントを実現することが出来ます。。
