請求管理は、請求書の発行から入金確認、顧客企業に提供した商品やサービスの会計処理まで、一連の業務が含まれます。請求管理は、会計処理に不可欠な業務で、請求書の発行や送付だけをイメージされるかもしれませんが、実は多くのプロセスが存在します。今回は、請求管理業務の内容やプロセスについてまとめてみました。
請求管理とは
請求管理とは、その名の通り、課金やお金の流れを管理することを指します。
企業が顧客と契約を結ぶと、顧客は企業に代金を支払う。請求管理は、クライアントにいくら請求したかを把握し、入金を確認し、会社の記録に残しておくことです。
もし、お金の流れが分からなくなると、会社の経営に大きな影響を与えたり、訴訟などのトラブルに発展したりすることもありますので、こうした事態を避けるためにも、請求管理は確実に行わなければなりません。
課金管理の中心でもある課金業務には、大きく分けて2種類あります。”締め課金 “と “従量課金 “である。
請求管理の業務内容
それでは請求管理の業務内容を確認していきましょう。
請求内容の確認
請求管理業務の最初は、顧客ごとの契約・受注内容、売上情報などを正確に確認し、請求内容を決定することです。請求が都度行われる場合は取引ごとに確認し、月末に行われる場合は月単位で一括して確認することになります。
取引相手や取引内容によって異なるが、納入された商品・サービスの請求書を確認できる条件を決めておくことが必要です。また、まとめて処理する取引件数が多いため、請求金額の間違いが起こりやすいため慎重かつ正確な業務が求められます。
請求書の作成
請求内容の確認と確定が済んだら、次は請求書の作成です。請求書には、前述の項目に加え、会社名、住所、担当者名、支払期限、受取人情報などを記載する必要があります。作成する請求書の数が多い場合は、請求書ごとに通し番号を付けておくと、後で見返したときや問い合わせがあったときに、簡単に請求書を検索することができます。
また、請求書を発送する前に上司などの責任者が承認することで、ミスや漏れを発見できる仕組みを作っておくことが大切です。
請求書の送付
作成した請求書が責任者の承認を受けたら、次は請求書の送付です。請求書は、紙に印刷して郵送する方法と、PDFファイル形式で電子メールで送信する方法があります。
紙の請求書を送る場合は、手紙とみなされるため、宅配便ではなく、郵便で送る必要があります。紙と電子データのいずれの場合も、支払期日の2～3週間前に相手方に届くように請求書を送付します。
入金確認
請求書送付後、支払期日に正しく入金されていることをご確認します。請求書に記載されている金融機関の口座情報をご確認いただき、お取引先様のお名前と金額をご確認ください。その後、入金額や口座名義が請求書と異なる場合は、お取引先にご確認が必要です。
場合によっては、お取引先が請求書を紛失していたり、請求書の到着を確認できていない可能性があります。このような場合、新しい請求書を新しい支払期限で再発行する必要がある場合があります。支払先が未入金の場合、または、支払先と連絡がとれず、支払先が督促に応じない場合は弁護士に依頼するなどをして内容証明で督促することになります。
入金の消込
期日までに取引先から入金があると、入金情報を消去していきます。これは、売掛台帳から別の台帳に情報を移し、入金があったことを示す作業のことです。支払情報を消去しないと、売掛台帳に売掛金が残ってしまい、二重請求につながる恐れがあるので、入金が確認されたらすぐに消去することが肝要です。
請求管理と併せてする業務
請求管理はお金の流れ以外にも、クライアントと取引をするにあたり不随して行う業務がありますので紹介します。
与信管理
請求管理業務に入る前に、まず “与信管理 “で取引先企業の信用力を把握することが不可欠です。特に、商品やサービスを先払いして提供し、後日支払いを請求する場合、不払いのリスクが常につきまといます。そのため、取引先の支払能力を定期的に確認・管理する必要があります。一般的には、継続的な取引期間に基づいて信用力を確保・管理するが、場合によっては、社内外の調査を行うこともあります。課金管理業務に入る前に、取引先が信用できるかどうかを判断することが必要です。
請求督促
期日を過ぎても入金が確認できない状況はない方が良いが、取引先が増え、請求書の発行枚数が増えるにつれ、一定数発生するリスクがあります。支払いが滞った場合は、まず取引先に連絡して事実関係を確認し、支払い遅延の理由を聞くようにしましょう。
ただし、問い合わせる前に、納品された商品に対する請求が支払われていない、入金があったにもかかわらず支払抹消を見落とした、などのトラブルやミスがないことを確認することが大切です。相手方の事情で支払いが滞っている場合は、請求書の再送など、何らかの形で請求することになります。
督促
再三の請求にもかかわらず、相手方が未払い金を支払う意思がない場合、支払督促が行われることになります。催告とは、支払いの期限を明確に定め、それまでに支払いがない場合は法的措置を取ることを明記した強制的な支払い要求のことで、この言葉は税金の分野でも使われ、支払いが滞ると資産の差し押さえなどの措置がとられることがあります。企業間取引でも同様の措置がとることになります。
請求管理をする方法
請求管理を正確に行う方法をご紹介致します。
販売管理システムなどを使う
販売管理システムやERPなどであれば、営業部門のデータを経理部門と簡単に共有できたり、部門をまたいだ請求管理を一つのパッケージで行うことができます。データの統合により、部門間の情報連携が効率化され、年度末の会計処理も煩雑にならないなどのメリットがあります。
外注を使う
中小企業やベンチャー企業において、総務や経理などの煩雑な業務をアウトソーシングサービスに委託する動きが活発化しています。この背景には、付加価値の低い定型業務から社員を解放し、社内業務の効率化を図り、よりコアな業務にリソースを集中させるという意図があります。
請求管理業務は、請求書の作成、印刷、封入、発送から始まり、取引先企業の数が増えれば増えるほど、その工数も増えていきます。したがって、これらの業務をアウトソーシングするだけで、業務効率の大幅な向上が期待できます。また、未回収金の督促、入金消込、売掛金の保証などをアウトソーシングすることで、大幅なコスト削減が期待できます。
