販売管理業務には細心の労力が必要であり、ミスも起こりやすい。販売先が異なると、見積もりも顧客ごとに変わるため、連動して管理することができない。また、独立した在庫管理システムがないため、適切な在庫管理ができない。さらに、契約期間や請求金額が消費者により異なる。このように、継続的な販売管理は合理化には程遠く、ビジネスの進展に伴い、単純な処理では済まなくなってきている現状があります。これらの課題を解決する方法をご紹介していきます。
解決しないといけないタスク
それではよくある課題を一つずつ紹介していきます。
細かな作業が多く、人為的なミスが起こる
販売管理は、数多くのデータを入力する必要がある複雑な業務です。例えば、メールや郵送で注文を受けた場合、同じ情報を販売管理表、在庫管理表、債権債務管理表など、さまざまな帳票に入力しなければならない。しかし、いくら注意しても見落としがあると、かえって大きな障害になります。そこで、このようなトラブルを避けるために、手順を簡略化することが重要なのです。
在庫管理システムと連携がうまくできない
在庫管理システムは、在庫を最大化し、キャッシュフローを改善するなどの一連のメリットを付与するために作られています。しかし、在庫管理システムが販売管理システムと連携されていない場合、その可能性を十分に生かすことができず、これらのメリットを得ることができません。
顧客情報をデータ化出来てない
顧客ごとに異なる契約期間や請求日を管理・実行することは、Excelのような従来の管理方法では複雑な作業です。入力ミスや請求の確認漏れが起こってしまう可能性が高いです。例えば、販売管理システムを使うと、取引時に顧客ごとに契約期間と請求日を設定することができ、契約更新や請求の期限が近づくとアラートが表示され、請求書作成に失敗するリスクを排除することができます。
顧客を追えていない
取引を行う際、過去の取引データを参照することでプロセスを簡略化することは、効果を得るための重要なポイントです。しかし、Excelなどの環境では、このデータは参考程度にしかならず、継続した取引に活かすことが出来ません。。そのため、その都度、手入力する必要があり、手間とコストがかかったり、属人性になったりしてしまう可能性があります。
課題の解決方法
このような課題を解決する一番の方法は販売管理システムを導入することです。
販売管理システムとは、仕入れから納品までの販売業務に関わる一連の取引を統括するもので、主に「販売管理」「在庫管理」「購買管理」の3つの機能から構成されています。これにより、お客様と販売者の間で「お金」と「商品」の流れを円滑かつ効率的に行うことができます。
販売管理機能とは
まず、「お金」の流れを調整する「販売管理」の責任について評価します。事業の性質によっては「モノ」がない場合もありますが、「カネ」を必要としない事業形態はありません。売るべきものの見積もり、受注時の発注量の管理、納品時の請求書の発行と代金の支払いなど、資金の動きは必要不可欠です。
具体的な機能としては、見積もり、受注処理、請求管理、支払管理などがあります。従来は、見積もり段階で商品の種類や数量、金額を確定した後、受注管理・請求管理の段階で再度手入力・確認する必要があります。
在庫管理機能とは
次は、必要な物の動きを統括する在庫管理機能です。例えば、部品を調達して組み立てる製造業の場合、過不足なく部品を供給しておくことが肝要です。従って、そのためには製造された物品の納入状況や在庫状況を定期的に把握しておかなければなりません。
従来は、受注管理部門から在庫の状況を確認し、出荷指示を受けるだけです。しかし、技術の進歩により、一部の販売管理システムでは、受注段階でデータを取得できるようになりました。これにより、より迅速な出荷指示や在庫調整が可能になりました。
購買管理機能とは
製造業や流通業にとって、原材料の調達は最も重要な要素の一つです。さらに、商品の不足を防ぐために、在庫の管理も重要です。このほか、購買の仕事は、見積もりや発注、請求書の支払いなど、企業が消費者である以上、金銭的な資源を巧みに管理することも含まれます。
まとめ
販売管理の課題を解決する販売管理システムは、顧客の注文データを統合し、部門間でリアルタイムに配信することで、商品と資金の流通を効率的に管理することを可能にします。これにより、企業機能の最適化と潜在的なミスの排除が可能になり業務効率が改善されます。
