資金や商品の循環を把握することは、組織の経営資源を有効に活用するために重要な課題です。特定の「販売管理システム」を導入することは容易ですが、エクセルによる販売管理も可能です。しかし、Exエクセルによる販売管理には、デメリットの側面があることを念頭に置く必要があります。
販売管理をエクセルでする場合
販売管理にエクセルやスプレッドシートなどの表計算ツールを活用している、あるいは活用を検討している方は多いのではないでしょうか。エクセルは手軽に使えるので、販売管理をするには十分に役立ちます。今回は、エクセルを活用することで営業管理に役立つグラフデータや、その良い点をご紹介します。
すぐに使える
エクセルは、様々な業種・分野で広く活用されているビジネスアプリケーションです。マクロや関数を利用して管理図を作成し、データベースへ転送したり、既存のテンプレートを調整することが可能です。そのため、特定のソフトウェアを開発することなく、企業独自の要件に応じた販売管理システムを導入することが可能です。
無料で使える
エクセルの活用は、社内のPCなどに既にインストールされていることが多いため、特別大きな費用がかからないという特徴があります。小規模な企業であれば、これで十分に管理業務をこなせる場合も多いので中小企業では特に利用されていることが多いです。
Excelを使った売上管理は、様々な利点がある反面、課題もあります。以下では、エクセルを使った販売管理の問題をいくつか紹介します。
販売管理をエクセルで行う問題点
扱える人間が限られる
販売管理には、「IF関数」「VLOOKUP関数」などのエクセルの関数の習得が欠かせません。さらに、複数の管理図を連携させるためには、より複雑な関数や機能が不可欠です。しかし、関数など非常に複雑なため、使いこなせる人材が少なく、管理がブラックボックス化し、販売管理業務の属人化が進んでしまいます。そのため、担当者が不在の場合に業務に支障をきたしたり、他の管理図との連携に支障をきたしたりすることがあります。これらの問題は、マニュアルの整備や研修で対応できますが、コア業務への集中が難しくなるため、生産性の低下を招きます。
リアルタイムでデータが追えない
個人の端末で管理表を作成する場合、会社全体としては、売上情報などの関連データが変更されると、その記録を最新版に差し替えなければならなくなります。手作業でデータベースを配布し、更新するため、最新の情報をすぐに把握することは難しく、過去の資料と現在の資料が混在する可能性もあり、管理作業が煩雑になっていきます。複数人で共有している場合でも、自分が修正した内容を他のユーザーが誤って上書きしてしまう可能性もあり、ファイルを毎回バックアップする必要性が浮き彫りになっています。
計算式など知識がいる
エクセルは管理表は作成できても、あくまで表計算ソフトであり、データベースとして使うことには向ていいません。
それでもエクセルを使いたい場合は、ピボットテーブルによる複雑な計算や、フィルターによるデータの抽出ができるような仕組みを構築する必要でてきますので、結局エクセルに詳しい人間が必要になります。
ミスも増える
エクセルへのデータ入力は手作業であるため、販売管理表のデータ登録などの作業でミスが発生しやすくなります。その結果、誤ったデータで作成された資料と意図した結果が異なることがあり、原因の確認と修正に時間とコストがかかってしまいます。ダブルチェックなどの方法でヒューマンエラーを減らすことはできますが、その分、労力やリソースが増加します。
重くなる
エクセルのファイルサイズが大きくなると、パフォーマンスが低下し、操作しづらくなります。特に、1つのファイルに複数の表が含まれ、サイズが大きい場合に発生しやすい。また、ファイルサイズが大きすぎると、ファイルを開くことすらままならず、販売管理データにアクセスできないなどの弊害が生じることもあります。また、ファイルサイズが大きすぎると、ファイルを開くことすらままならず、販売管理データにアクセスできなくなる可能性もあります。このように、エクセルはほとんどの場合、販売管理のソリューションとして不十分なのです。現状はまだ何とかなっても、近い将来、大規模な事業所では別の方法を確保する必要があることは明らかです。
まとめ
いかがでしたでしょうか?今回は販売管理はエクセルで管理するには不向きである理由をあげてみました。小規模事業者であればエクセルでも十分かもしれませんが、中小企業で複数部署がある場合や、部署内に複数人で販売管理を行う場合、エクセルではデメリットの方が多くなります。そのため、円滑に管理を行うには販売管理システムやクラウドERPを導入し、業務効率化を図ることをお勧めします。