中小企業の販売管理システム刷新について

今回は 中小企業の販売管理システム刷新について記事を書いていきたいと思います。販売管理システムについては1960年代から海外でメインフレームが作成されていき、1990年から日本の企業も取り入れる企業が増えてきました。ただ当初は大手企業だけでしたで、中小企業が積極的に導入を始めたのは2000年代になってからになります

はじめに

最近ではどこの会社でも中小企業向け販売管理をシステムを導入しているところは多いのではないでしょうか？そのシステムも年数が経てば老朽化し、いずれは刷新する必要が生じます。また、現行のシステムで不満があれば刷新するタイミングで改善したいのが世の常というもの。 システムを刷新するためにどのような流れで行えば良いのか？また、システムのオンプレミス？Saas？価格帯は？ここでは販売管理システムについて説明させていただきます。

まずは販売管理を担当している従業員の声を聞くことから始める

業務システムの営業マンとして5年ほどの間に、色々な会社の販売管理、生産管理、会計、給与などの業務内容を見てきましたが、販売管理に関しては受注から仕入れ、在庫管理から出荷、請求、売掛買掛に至るまでフルにシステム化しているところはまだまだ少ないと感じます。 システム化していない部分でミスは多発したり、システム自体に従業員から不満を持っていらっしゃる会社さんも随分見てきました。そのような会社さんには販売管理の現状を把握し、しくみについてまずは見直すことをオススメしてきました。

今まであったオンプレミスの販売管理システムの問題点

・請求書はまだ手書き？転記ミスの頻度は？

・毎回棚卸差異が多発して苦労していませんか？

・在庫管理で紛失や破損などに対してルール化できていますか？

・在庫管理の入出庫時で2重入力していませんか？

・在庫管理の入出庫時でハンディターミナルは使用していますか？ハンディターミナル自体に不満はないですか？

・工程ごとの管理は行なっているか？ロット管理できていますか？どの製品の、どのロットが今どの工程にあるかシステム上で確認できますか？確認できずに物探しで1日が終わっていませんか？毎回毎回物探しして非効率ではありませんか？

・トラブル時に遡れるよう、処理の履歴はあるか？いつ、どこで、誰が処理をやったかシステムで確認できるか？

・従業員ごと(管理者・役付き・一般社員)にアクセス権限は設定しているか？

・特定の業務についてブラックボックス化されていないか？その従業員が退職したらどうする？

・以前勤務していた従業員が行なっていた意味のない作業を今でも行なっているといったことはないか？

・会計や給与管理システムとの連携はされているか？

・データエクスポートやオリジナル帳票を出力する仕組みはあるか？

など様々な改善点が出てくるでしょう。これらを一つ一つ拾い上げて、プライオリティを決定し、また予算と相談しながら新システムに反映するかの取捨選択を行う必要があります。

OSのサポートは終了していませんか？

販売管理をオンプレミスのシステムで利用している場合、避けては通れないのがサーバOSのサポートが終了する、またはサーバの保守切れならびに部品供給終了によりサーバダウンし業務がストップするリスクがあること。サポートが終了したといってもシステムとしてすぐ使用できなくなるわけではありません。しかしセキュリティの脆弱性の問題が生じてウィルス感染したり、サーバに不具合が発生しても部品が供給されず、最悪修理ができなくなる可能性もあります。よってオンプレミスの場合はハードウェア、ソフトウェアともに定期的なバージョンアップが必要になり、結果コストが増大してしまうことになります。

販売管理システムにかかるコストは正しく把握していますか？

先述の通り、オンプレミスであればソフト本体の他にサーバ、サーバOSとデータベース、それに付随するcal、保守など様々な費用が発生します。さらに他拠点でもシステムを利用する場合はサーバ一式に加えてVPN構築が別途必要になります。
例えば、本社のみ、ライセンス数は5だとして、これらの一式をリース契約して月額料金換算(構成にもよりますが)すると今までの実績でいえば最低でも月額7万はかかってしまいます。

機能が充実したSaasも増えてきました

しかし、最近の販売管理システムはオンプレミスだけではなくSaas型のサービスも増えてきました。Saasとはインターネット上から利用できるアプリケーションソフトのことです。Saas型であればインターネット環境があれば自社でサーバも用意する必要がなく、また、VPN構築も必要ありません。常に新しいバージョンを使用できるため、ランニングコストのみで利用できるのも利点です。 コストとしても(構成によって異なりますが)月額50,000円からとリーズナブルなサービスもあります。

最後に

販売管理システムもオンプレミスではなくアプリソフトのクラウドサービスが増えてきました。価格も構成によって異なりますが低価格のサービスも提供されています。ただ、Saasだとカスタマイズに対応していないサービスもありますが、機能が最初から充実しているため自由度はかなり高く、中には自社の運用をシステムに合わせる必要がほとんど無かった会社もありました。 最近主流のSaasの販売管理システムでは生産性の向上や、しいては人材流出の防止など様々なメリットが期待できるでしょう。