今回は、いつもの販売管理システムの営業の内容ではなく、良く営業先で質問される『クラウド帳票って？』って質問がありますので、そちらについての内容をまとめてみました。そういう自分たちもつい最近まで、クラウド帳票を利用していなかったので、クラウド帳票の便利さや、ありがたさを十分に感じているサラリーマンの一人です。笑 ではさっそく
クラウド帳票を１分で説明
よく他のブログでみかける１分間で説明シリーズです。今回は１分もかからないかも・・・。クラウド帳票を簡単に言いますと、納品書、請求書、見積書、注文書を電子化してクラウドで保管しよう！ということです。以上！
冗談のようですが、実際にそうなんですね。最新の電子帳簿保存法(2020年改正)では上記の書類などの保存を、電子データで行うこと認めるという法律になりました。
電子帳簿保存法って
クラウド帳票って言っていますが、まず電子帳簿保存法について少し知っておかないといけません。この法律は、我ら従業員にとっても大変メリットのある内容なのです。ひと昔前ですと、帳票ってすべてプリントアウトして書庫や、倉庫に何年分っていうことで保管していたかと思います。しかも、すべての帳票を残さないといけないので、印刷量もすごいですし、何よりも我々一般社員としては大変面倒な仕事でした。(こんなまとめる仕事の間に営業できる！って思っていました)
とはいえ、必要なものとして、国税関係帳簿書類と電子取引に関するものの２パターンあります。
国税関係帳簿書類
こちらは、決算書（貸借対照表や損益計算書）、注文書、契約書、領収書、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳などがあります。聞くだけで大事そうな書類ですよね。詳細については国税庁のホームページで確認ができます。
電子保存の注意点
で、これらを電子保存することが認められました。ただ、条件があります。んじゃ、自分たちでスキャンしPDFにすればいいんじゃないの？って思うかもしれませんが、それはNGなんです。
電子保存をするには、一定の基準をクリアしている会計ソフトが必要になります。例えばERPに搭載されている機能の財務会計機能とかがそうです。これらを事前に税務署長などから承認をとりつけて利用、保存することが認められるようになります。また公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による認証されているものに限ります。
その他にはグレースキャンのみ、タイムスタンプが必要など細かい部分の注意点がありますので、クラウド帳票に対応しているERPなど導入前には必ずシステム会社に、仕様の確認をおこなってください。
メリットしかないクラウド帳票
事前の手続きは多少面倒なところはありますが、いったん税務署の承認がとれればあとは本当にメリットしかないです。ペーパーレス、作業時間の短縮。この２つだけでも会社にとってのメリットは大変大きいです。さらに今のコロナ禍からのテレワークスタイルにもマッチングしているので、クラウド帳票機能を探していらっしゃる中小企業が大変多くなってきています。
まとめ
今回はクラウド帳票についての記事を１分で読み切っていただけるようにまとめてみました。(うまくまとまったかな？)
実際、中小企業向け販売管理システムを営業している私には、この話は必ずと言っていいほどあがってきます。なぜなら販売管理にも見積書、請求書などクラウド帳票機能が搭載されているからなんです。ですので結構導入の決め手になることもありますので電子法改正、コロナ禍のテレワークが私にとっては追い風に・・・。と自分のことはさておき、本当にクラウド帳票は特に中小企業様には導入すべき管理機能です。ペーパーレスで、従業員の作業時間の短縮(人件費削減)と良いことしかありません。
こちらのブログが少しでも役に立てればうれしいです！
