今回は販売管理システムと会計システムとの違いについて書いていこうと思います。販売管理システムとは主に、仕入れた商品などの商品数や単価、在庫状況などを管理するデータベースのような利用に加え、見積書、注文書、納品書などの作成、出力、保管が出来る業務システムです。一方会計システムは売上、支出など会社の経営に必要な数字を全て管理してくれる業務システムになります。企業にとってこの２つのシステムが必要かどうかを考えていきたいと思います。
中小企業には必要不可欠。販売管理システム
まずは販売管理システムについて。販売管理システムは冒頭でも記載した通り、一連の業務の中でも主に上流工程に位置する業務を管理してくれるシステムになります。その為、無くても良いシステムではあるものの、有るだけで業務効率が大きく改善したり、会社の数字が見える化になることでボトルネックになっている部分や、不動在庫の確認なども出来るようになるのでメリットが大きいシステムといっても過言ではありません。
帳票類は全てデータ管理
販売管理システムでは、見積書、注文書、納品書、など全てがシステム上で作成、出力が可能になります。流れとしては、まずは仕入れた商品ちや、売りに出す商品の単価、そして在庫数をシステム上に入れます。その後、販売管理システムによっては、取引先ごとに掛け率を変えて商品の見積書を作成することが出来ます。 メールでやり取りする場合はそのままメールに添付が出来ますし、もちろん紙として出力することも可能になります。また取引先の納品書にフォーマットを合わせないといけない場合もあるかと思います。システムを入れていない場合でありますと、わざわざ手書きで、先方の原紙に入力したり、エクセルで無理やり先方書式に近いフォーマットを作成したりと大変な部分が多いかと思います。しかしシステムを導入することで、納品書はシステム上で自由に設計出来るので上記のような心配は不要になります。さらにシステム上にデータの保管も出来ますので、電子法改正で2024年から義務化になる対応にも適しています。
仕入れ商品もセットの組み立ては自由
また商品の仕入れの場合、場合によってはセット商品を作ったり、分解したりする必要が出てきます。このようなSKUを新しく作る作業なども販売管理システムでは簡単に出来ます。さらにそこで新たに在庫数や単価を入力していきますので、その後の見積作成や売上などに誤差が生じないように出来ます。
会計システムで出来る範囲は限られている
それでは会計システムについての説明をしていきます。販売管理システムとの違いは業務範囲になります。販売管理システムは上記で述べたように主に業務の上流工程をサポートする部分になります。一方会計システム、財務会計ソフトなどが行えるのは、下流の部分になります。その為、いずれかのシステムを入れれば業務が完結するというわけではありませんので要注意です。販売管理システム、会計ソフトは守備範囲が全く異なります。
会計ソフトの出来ること
こちらは馴染みのあるソフト名、システム名称なので大体どういったものなのかというのは想像できる方が多いと思います。主に、会社の買掛金台帳、売掛金台帳、賃金台帳、試算表などを管理する為のものになります。 もう少し噛み砕いて言いますと、売上がどれだけあって、支出がどれだけでているか、結果会社としてどれだけの資産、資金が残っているのか。さらにそれを決算書の報告に利用出来るようにする。というのが会計ソフトの業務サポートになります。
税理士・会計士に依頼するか会計ソフトを頼るのか
また決算書なども作成するにあたって、税理士を雇っていらっしゃる企業が多いのではないでしょうか。現在は会計ソフトやERPなどのシステムが充実してきたこともあり、自社で対応される中小企業が多くなってきていることは事実です。 そのため、年に１回の決算書くらいの依頼なのに、税理士へ毎月費用をお支払いされていることに無駄があるとお気づきの方が増えているということです。ただ、優良な税理士などでは、補助金の案内などをしてくれて有益な情報を発信してくれる人もいるので、どちらを選ぶかというのは、その税理士の力量にも寄るところなのかなと思います。
まとめ
今回は、販売管理システムと会計ソフト・会計システムの違いについて記事にしてみました。用途としては大きく違うので、もしシステムについて無知だ。という方であれば、その選択しようとしているシステムが何なのかをよく理解してください。またシステムを選ぶのが面倒、２つも導入するのは抵抗があるという中小企業については、ERP・基幹システム導入を検討してみてください。クラウドERPであると、販売管理はもちろん会計機能、在庫管理機能なども使えるのでお勧めです
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