エクセルで作る販売管理ツール

エクセルで作る販売管理ツール 販売管理
エクセルで作る販売管理ツール

今回は販売管理システムを導入する前によくある、エクセルで販売管理をするという中小企業に向けてエクセルでの管理方法をご紹介出来ればと思います。今は販売管理システムは安くなったので、すぐに導入を決める企業が多い中、販売管理システムという存在を知らない企業はエクセルでの管理をされていることがあります。エクセルでの管理はもちろん費用はかからないので、無料で使い続けられる反面、壊れやすい、複数人で共同作業が出来ない、といったデメリットもありますので注意が必要です。

エクセルで販売管理表を作っていく

管理表を作る目的

まずはエクセルで管理表を作る前に、何の情報を求めたいかを整理します。一般的には販売管理、売上管理の場合「売上ー支出=利益」がわかれば良いものです。あとは、それをもう少し細かく細分化し、どういった項目が必要になってくるのかをまとめていきます。まずは書き出してみると良いでしょう。
業種業界によって項目もかわってくるので、そういった場合は、インターネット上で公開されている販売管理 エクセルテンプレートと検索し探してもらうのも早いと思います。

必要な項目

一般的に必要な項目は下記になります。

・No
・販売日
・取引先名
・商品番号「SKU」
・商品名
・原価
・売上
・粗利


などが必要になります。ただこれだけでは管理シートとは呼べず、メモ代わりになりますのでもう少し作業が必要になってきます。

マスタ登録をしていく

先ほどの項目をさらに、細かく情報を入れておく「マスタ登録」が必要になってきます。例えば「取引先名」のその取引先がどういったところなのかを登録する作業です。エクセルでは別のタブで

・取引先番号
・住所
・担当者
・締め支払い日

などの企業情報をいれておきます。

同じ要領で、「商品名」の商品も原価、商品番号など詳細を入力していきます。

売上管理シート

上記のマスタ設定が終わりますと、メインとなる売上管理シートを作成していきます。必要項目を並べます。 商品番号などは先ほどの登録マスタと連携させることで、商品に紐づいてる情報は自動で反映するように数式を入れておけば大変便利です。

数式を使う

管理シートで重要なのは数式を使うということです。この数式を使わなければ作業効率が上がりません。その為一般的な数式をくむというのは必須の作業になります。主に条件に合った値のみ集計出来るSUMIFや表の中から指定した値を取り出してくるVLookupなどです。他にも業種業態によって必要な数式を組まないといけない場合があります。

メリット・デメリット

エクセルで売上・販売管理表を作成することは可能です。では、システムと比べた際のメリット・デメリットをお伝え出来ればと思います

メリット

まずは無料で利用出来るというのが最大のメリットです。もちろんoffice365やエクセル購入代金はかかりますが、管理表の維持費で考えると無料です。
また自由に設計が出来ます。システムであるとある程度型にはまった仕様になっているので、場合によっては使いにくいこともあります。しかしエクセルは自由度が高いので、必要項目を並べたり、印刷範囲を選んだり出来ます。 また作成した表に慣れてしまえば、作業もとても簡単なので業務効率もどんどん上がっていくことが期待出来ます。あとはローカル環境で利用しているので外的要因でエクセルが見れなくなるというトラブルもほぼありませんので安心です。

デメリット

エクセル管理については致命的なデメリットも多いので注意が必要です。 まず、エクセルの数式などを何かの拍子に壊してしまうことがあります。エクセル職人さんが社内に要る場合ですと、すぐに修正は出来るのですが、あまり知識がない方が修復に入ると、その修復方法が誤っていて計算が狂い続ける負のスパイラルに陥ってしまいます。
また複数人での共同作業も向いていません。同じファイルを共有して管理出来ますが、同時にあけているタイミングなどで、いずれかが保存してしまうと、その最新状態が反映されず、もう片一方の最新の保存が反映されてしまうということがあるので要注意です。
また最大のデメリットとしては、あくまでもシステムではないということです。メモの延長線上の作りになっているので、他の業務システムとの連携はもちろん、CSVでもないので連携が出来ません。その為、会社の規模がある程度大きくなり、複数人で業務を管理するレベルになった時点で、利用を諦めないといけないタイミングが来ます。

エクセル以外で管理をする

上記で述べたようにエクセルには欠点も多いので、永遠に使えるものではありません。そこで代替となるものをご紹介致します。

Googleスプレッドシート

まず最近利用者が急増しているGoogleスプレッドシートです。ほぼエクセルと同様の性能をもっています。もちろん数式もくめますので、遜色なく利用が可能です。そしてGoogleアカウントだけつくれば無料で使えます。さらに共同作業が可能なのです。スプレッドシートは常にクラウド上、オンラインでつながっていますので、共同者が変更した部分などがリアルタイムで反映し保存されていきます。その為、上書き保存でデータが消えるという心配がありません。またエクセルに変換して保存できたりもするので利便性も良いです。

販売管理システム・ERP

一番オススメな方法はやはり販売管理システムやERPなどのシステムを導入することです。ひと昔前ですとシステム導入はすごく高いイメージであったかと思いますが、近年クラウド化が進み、開発工数を抑えることが可能になったことで、利用金額もかなり安くなっております。ものによっては月額数千円で利用出来るものもあります。 高くても月額5万としても、エクセル管理のストレスや従業員の作業効率アップを考えると十分に価値を感じて頂けるのではないでしょうか。

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